カテゴリー別アーカイブ: コミュニケーション

幹事力

幹事を回すことができる人は仕事ができる人

というツイートを見ました。

これは、元々は「まわす人」の大切さを話していて、さらには疲れないように様々なツールを活用するなどして負担になりすぎないようにすることが大切という話しなのですが、個人的に先日幹事の力についてちょっと思ったことがあったので書いておきたいと思います。

幹事力＝実務力＋気配り力＋現場対応力

だと思っています。一つずつ見てみると

 

1.実務力

一般的に幹事といったらこういうことと思われるのではないかという部分、

  • 会場の手配
  • お知らせ
  • 出欠の取りまとめ
  • 店との交渉や連絡

といった細々したこと。

店や会場の手配って実はかなり大変で、様々な目的や、主賓は誰か、みんながフラットな場合はどうするか・・・など都度考えることが変わってきますし、予算というのもありますよね。

安いのはいいけど、安かろう悪かろうじゃ仕方ないし。

高すぎてもちょっと・・・だし。その会合に合わせた金額設定は考えますよね。

 

仕事だとすると、実際に作業する能力になるでしょうか。

 

2.気配り力

いつ誰に何を伝えるか。どんなことを考えるか。
何を準備するか。
お誕生日の人はいるか。漏れはないか。サプライズの準備は必要か・・・・

集金のタイミングはどうするか。乾杯は誰にするか、締めはどうするか。

などなど考えることはたくさんあります。

 

仕事だと、求められたものの本質をキャッチしたり、求められているものよりもさらにいいものを出したりするような力になるでしょうか

 

3.現場対応力

意外とこれが大切だと思います。

何が起きるかわからない。人数が急に増える、減る。
増えた時は座席をどうするか。部屋は変えられるか。
減った時はどうやって金額的な交渉をするか。（もちろん払う分は払う前提ですが、それも時と場合によると思います。）

さらに酔っ払ってトイレから帰ってこなくなっちゃった人とか、なんならその場で吐いちゃう人（大人になると少なくなりますけどね）をどうするかとか。

寝ちゃった人の対応は年を重ねた方が切実かもしれません（笑）

また領収書を人数分という時は時間もかかりますし、遠方に帰る人を優先的に渡すなどの配慮も必要なことも出てきます。

 

仕事でも実際に着手してから気づくこと、変更が入ること、期限と変更とクオリティとという部分はこの現場対応力が必要ですよね。

 

ということで、

幹事力＝実務力＋気配り力＋現場対応力

＝仕事できる

というのはそうだなぁって思ったのでした。

対応を変えるなら最初から

先日、ちょっと急ぎで手配していた品物がありまして、当日には到着するというので手配していたのですが夜になっても連絡がないので、現状どうなっているか確認の電話をしました。

オペレーターの男性、最初から機嫌が悪いのかなんなのか塩対応もいいところだったんですが、結局、

「データでは出荷されているが、店舗に届くかどうかは到着後店舗でデータがアップデートされないとわからない。」と。

いや、それはわかるんだけど、確実に何時くらいに到着するか、今日中に大丈夫かということが知りたいわけで電話しているわけで。少なくとも店舗間移動だったようなので、店舗から出荷したかどうかは確認できるはず。

言った言わないになるから面倒だということもわかりますが「わからない」というので終わらせようとする「はいはい、どうせわからないので」的な対応。

少なくともそう思わせる対応と話し方は電話対応向きではないなぁと思ったのです。

 

これ以上この人に何言っても無駄だなーと思ったので、もういいやと思って電話を切る際に「念のためもう一度お名前をいただけますか？」と担当の名前を伺いました。
これはクレームのためではなく、再度連絡する時などのためです。

 

結局この日は、確実に調達したかったので帰宅途中に購入して帰ることにしたのですが、その途中で電話がかかってきました。

さっき塩対応をされた担当の方からで、その後調査したら現在確実に向かっているけど車が混んでいて時間がかかっている。閉店には間に合うと思うが。。。。という詳細。

えっと、あなたお店に入庫するまでこちらでも状況はわからないっていいましたよね？それもそんなのわかるわけないじゃないっすか的な態度でしたよね。なんならpgrって付いてましたよね語尾に。

 

配送の遅れなどについては仕方ないのです。

物理的なものだから。かつて3ヶ月待った塗装パーツがやっと国内に入ってきたと思ったら配送途中にトラックが事故にあい燃えてしまったことなどもありました。
そんな経験もあるから仕方ない時は仕方ないのはわかります。

どうなのかと思うのは、調べればわかることに対して調べないでわからないと答え、おそらく最後に名前を聞いたのでクレームだと思ったのでしょうか。そこからやっと調べて連絡が来た。という事実。最初から調べられるじゃないの。

 

個人の対応もさることながら、企業としての体質がどうなっているか。
おそらく外注でのコールセンターだと思うけど、そのお店はこういう対応をどう思うのか。そもそもここまで瑣末な対応はチェックしていないんだろうな。

・・・などと、仕事柄いろいろ考えてしまうことが多い出来事でした。

 

どうすればよかったのか

調べられるなら調べて折り返します。が一番でしょう。

わからないなら、「ほとんどの場合でミスは起きないような仕組みになっておりますが、万が一がないとは言い切れません。私の方では現物は確認できませんので、この時間ですし確実にご入用ということで、まだ他での入手ができるならそちらが確実かもしれません。ご期待に添えず申し訳ございません。
よろしければこちらでキャンセルをさせていただきますがいかがでしょうか。
（これは本人がしないとNGの場合もあると思うので、その場合には「本来でしたらこちらでキャンセルをさせていただかなければと思いますが、昨今の個人情報等が厳しくなりましてご本人様でないとキャンセルできない仕組みとなっております。お手数をおかけいたしますがよろしくお願いします）」

あたりでしょうか。

 

今回は、閉店に間に合わないと困るので、キャンセルさせてもらって他店で購入しました。対応一つで、今までいいと思っていたお店への印象がガラリと変わる。
もっと重きをおいた方がいいと思います。

コミュニケーションとしてのマインドマップ

マインドマップ、アイディア出したり、思考をまとめたり、いろいろなことに使えることは今までも書いてきています。

が、実はコミュニケーションにも有用なんです。

例えば、家族で休日の過ごし方を決めたい時、

あーでもない、こーでもないと口だけでわいわい言っても、一向になにも決まらない。

それどころか、話ながら険悪な空気になってきたりして。

 

思い当たることありますよね？

 

そんな時にマインドマップです。

かける人が書いてあげてもいいし、一緒に書くでもいいし。

 

まず誰がをメインブランチにして、やりたいことをどんどんそれぞれが書いていく。

IMG_5739
事例として我が家の雰囲気を書いてみました。
これは私がざっと書いたものなので、もちろん細かなことは書いていません。
今年は、体調が完全に戻らないオットは養生が第一目標。
それに対して私は仕事とトレーニングをしたいというのが一目瞭然です（笑）

それを見ながら、

今度は、日付をメインブランチにしたマインドマップを書いていきます。

IMG_5740
例えばこんな感じ。

決まっている予定を埋めていくとわかりやすくなります。
私が仕事の時はオットは休養できます。

出かける時も一緒の時もあれば、別のこともありますが、こうやって一緒にみながら、いつ何をするか決めていくと自ずとできること、できないこと、優先順位が見えてきてお互い気持ちよくいろいろと決まって行きます。

 

今回はささっと一色で書きましたが、お互いの色を決めたり、決まった予定の色は何色！と決めておくと視認性もよくなります。

 

他にも、お子さんとのコミュニケーション、未来をどう作っていくかなどを一緒に考える時にも活用できますし、難しい年頃になってきた子でもこういう形だといろいろ考えるきっかけになるという話もよく伺います。

マインドマップはコミュニケーションとしても活用できるということをお伝えしました！

おためしください。

 

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この間話の中で、言われたことなんですが

「コミュニケーションスキルが高いから、それを教えたり伝えることに需要あるんじゃない？」って。

正直、これはよく言われますが、よくわからないこと。
自然にできていること＝強みとか言われますし、そうなのかもしれない。

日常、やり取りの中で「あ、あの言い方（や態度が）もったいない」と気づくことは多いので、それは無意識のスキルなのかもしれません。

人と人との関係性って親子から始まって、切り離すことができないことですもんね。
誰かとの関係性は切り離せないけど、親子だからという関係性は切り離せないように見えて実はできる。でもそれを無理強いはしない。そこに意味はないの。

 

ちょっと話がそれたけど、様々な関係性の中で、相互に意思疎通を測ることはどこでも行うことで、それに対して思うようにいかないことからストレスがでてくる。
そんなことが軽減できるなら、コミュニケーションについてのこともお伝えしてもいいのかもしれないなー。

形にしないのは、魂が経験したいことだから。一つ一つの魂が違うんだから一つの型にはめてはいけないの。だから型はいらないはず。という思いが強いから。

少し前にもいろいろ書きましたが、仕事以外でも、伝える力、聴く力、はとても大切だし、日常誰かと話をしたりする時にストレスがなくなるならそれは本当に楽なこと。
毎日楽しく過ごせる秘訣。

 

なんでコミュニケーションストレスが少なくなったか、思い返してみて思い出した。

ハタチくらいの時に決めたことがあって、それは「駆け引きしない」ということ

恋愛でも、日常生活でも、仕事でも。
感じたことや考えたことは伝える。好きは好き、やりたくないことはやりたくないと。納得できないことも伝えて背景を知る努力。

誰かや何かとまっすぐ向き合うことを決めてそう生きてきて。

自分がどう思われたいとか、もちろん気にしちゃうこともあるけど、その傾向が強くなると思い出させてもらえることが起きる。まっすぐに対峙できる人と出会えること。

考えてみると、全てはハタチくらいの時に決めたことから始まっている。

 

コミュニケーションの基本。まずその対象（相手）とまっすぐに向き合うこと。

向き合うことを決めること。まっすぐに見つめる

不機嫌とご機嫌の経済効果

今日はライブに行ったので都心へ出かけました。

少し早くついたのでお茶でもと思って少しうろうろしたのですが、カフェが軒並み満席だったので、早めに開いている居酒屋に入りました。

そうしたら、そのお店の店員さんが、まー不機嫌でびっくりのレベルです。

普段なら1杯飲んでさっと出てしまうところですが、楽しみなことがあるし、１時間はいられないしというくらいだったので、まぁいいかとそこで軽く飲みましたが、もったいないなーと思いました。

店員さんが、ご機嫌だったらあと数品は頼んだし、また来ようと思ったかもしれないわけです。

少なくとも心の中のもう行かないリストには書き加えられなかったはず。
私たちより後に来て、1杯飲んで出て行った人たちもいました。
もったいないよー！

もしかしたら直前にイラっとすることがあったのかもしれないし、何かやんごとなき事情があったのかもしれない。

けど、それは私たちには何の関係もないことで。

 

居酒屋さんとかに行くときは、仲間とでも家族とでも一人でも、滞在している間、美味しくて楽しい時間を過ごしたいわけです。

それらを提供する気がないなら、商売としては別の形にすればいいのになーと思うわけです。

 

逆にご機嫌だったら売り上げもリピート率も絶対上がるはず。

 

不機嫌で失っているもの、案外大きいのではないかなと思った出来事でした。

私たちも同じですよね。
明日からまた新しい週が始まります。ご機嫌に参りましょう！