カテゴリー別アーカイブ: コミュニケーション

PDCAを回すコツは一つ一つの力を理解すること

PDCAが古いとか、役に立たないとか、いやいや有用だとか

その話はまぁおいておいていいんじゃないかと思っています。

だって、多かれ少なかれやりたいことや達成したい目標があったら

  1. 何を・どうするか考えて
  2. 実行して
  3. 振り返って
  4. 修正する

っていうプロセスはやっていると思うから。

マインドマップの創始者トニーブザンさんはS-TEFCASということを提唱していますが、成功をイメージしてまずやってみて何かを起こす。それを振り返り、チェックして調整して成功に繋げる。という理論です。

まずやってみる

ということが少し違いますが、でもまぁ何をやるか決めることは必要なわけです。

 

 

どの理論が有効かということが言いたいことなのではなくどの理論でもいいのですが、一つ一つを具体的にできる能力がなければ、理論の採用をどれにしても一緒ではないかと考えます。

わかりやすくPDCAで考えてみると

  • P:具体的に計画する力
  • D:実行力
  • C:チェックする力
  • A:改善する力

となります。ちょっと噛み砕いてみると

P:具体的に計画する力

実行するレベルまで具体的な行動を計画できること。
「がんばる」とか「気合いで」というのはもちろん論外ですが、実行不可能な数字を入れるのもこの力があるとは言えないことです。

D:実行力

計画したことを実行する能力。
プランが行動レベルに落ちていればこれができない人は少ない気がします。
できないこともありますが、その場合には次の項目、チェックで修正できれば実行できるような改善へとつながります。

C:チェックする力

大切です。できたかどうかのチェック。
できていなければなぜできなかったのかをみる力。
具体的な数値、できたらパーセンテージなどの方がわかりやすいですね。
それも数字の意味がわかっていないと本質が見えないことも多いと思います。

できないこと=悪

と思い過ぎないこともコツの一つです。

A:改善する力

何を直せば効果的か。ということを見極めて改善することが必要です。
そしてまたPの計画ということに繋がって行きます。

 

これらの力って、他の行動サイクルの一つ一つにも当てはまる(言い方が違う)ことが多い気もします。

自分がどこが得意でどこが苦手かわかってくると、その部分に時間をかけたり、やり方を学ぶことで補完できたりすると思います。

人と会う週

先週は登壇ウィークだったわけですが、今週はずーっといろんな人と会って話をしていた週でした。

これから新しい道を歩み始める方とお世話になっている方と仕事論的な話をした月曜日IMG_3108

おとBarに来てくれた方(久々の方も、いつもの方も)と、様々な話を結構ゆっくりできた火曜日
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そして自転車と音楽とアートと人のエネルギーについてなどなどの水曜日
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これからの未来の活動とチームの話の木曜日
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いろんな人と、いろんな話をしながら美味しいものと美味しいお酒をいただくのは最高に幸せな時間です。

自分の中でどう醸成されていくのか楽しみです。

今週お会いした皆様ありがとうございました!

表現の仕方

感じたことや思っていること

伝えなければ伝わらない

と思っているのですが、

多弁過ぎても伝えたいことが薄まるので

塩梅が難しいです。

 

伝え方ですが、「〜しない」という表現より

「〜する」という表現の方がすっと伝わりやすいです。

 

という基本はもちろんなのですが、

感じたことをどう表現するかということが難しいし楽しいこと。

 

たとえば「すごい」という表現で済ませるのではなく、「どう」すごいのかを表すようなこと。
感じたことを自分が一番しっくりくる言葉にしていくということに取り組もうとする姿勢が大切かなと思います。

伝える相手によっても表現は変わりますし。

 

伝えるだけではなく、コミュニケーションし合うという心のあり方も大切。

なんで自分ばかり忙しいの?から抜け出すために

責任ある仕事をし始めたのが、マニュアルを作って人を教え始めた20歳の時だとしても、すでに人生の半分以上仕事をしていることになります。

私も若い時はタイトルのように「なんで自分ばかり忙しいの?」って思ったこともありました。

ここから抜け出すためにはどうするか。

一言で言うと

自分で自分の時間をコントロールする

だけなのですが、いくつかのコツ・ヒントを書いておきたいと思います。

 

【時間の使い方】

 

自分で自分の時間を決める。

具体的には、この時間に何をするか。
しなくてはならないことをどの時間にやるかを決めていく。

あと、したいこともどの時間に何をするか決めておく。

この繰り返しで、自分で自分の時間を決めている感覚ができて来ます。

 

【仕事の進め方】

具体的な仕事の進め方ですが、「わたしばっかり!」ってなっている時って結局ゆとりがない時です。

なぜゆとりがないかというと、抱えているものが多いとか、やることが多いというのはそうなのですが

今日までの仕事を今日がんばる

というスパイラルができているから。

これは、着手が遅いということの起因していて、その理由は他で忙殺されるからということと、完璧主義によるものがほとんど。

そして今日までのものをぎりぎりに次の人に回すという癖ができていると、次の人もゆとりがなくなるし、ギリギリでごめんね!という常に相手に対して申し訳ないという意識で仕事に向かうことになります。

仕事中によく謝る人は少し振り返ってみるといいかもしれません。
謝らなくてもいいところで謝るのは不要なこと。

 

明日までの仕事を今日がんばり次に流す

ということを心がけるとかなり忙しさから解放されます。

自分にバトンが残らないから気が楽なのです。

 

さらに、どうせがんばるならもう一歩がんばって

明後日までの仕事を今日の段階でがんばり次に流す

これができたら最高です。

次に渡された人もゆとりをもって着手できるし、
遅くなってごめんねという変な罪悪感からも解放されます。

そして忙殺されている感じ、追われている感じからも解放されます。

 

ここで邪魔するのが「完璧主義」

ギリギリになって着手してギリギリに出来上がって100%できればいいけど、
そんなことは稀なこと。

というか100%ってなんなんでしょう。

今できる最善を、今できる最も早く形にして次に出していく。

この繰り返ししかないと思います。もちろん精度を高めることは必要ですが、ずっとやっているから100%になるかというとそうでもありません。

これ以上はできないかなというところで手を離す。

という踏ん切りの良さも必要なところだと思います。

 

綺麗な表を作るのに時間がかかるなら、手書きとか、ざっと作っただけの表でもいいのでわかりやすく早めに渡す方がどれだけ仕事の質は高まることか。

大切なのは中身です。

 

最悪、ギリギリになりそうな時に

どれだけ早く、いつまでに送れるか(できるか)を連絡すること

これだけでも自分が持つイラッと感が減って来ますよ。

相手に連絡したことでゆとりがうまれます。

 

まとめるとポイントは

滞留しない

ということに尽きると思うのです。それがゆとりをもたらします。

 

そして、人の時間を大切にすること。次の人、その次の人がやりやすいようにタイミングを考える。その中で最善を尽くすこと。

「なんで自分ばっかり」と思っている時って「私も大変なんだから、次の人もわかってくれるでしょ」「すぐ確認して返してよ(自分は忙しいんだから)」ということをしがち。

周りも仕事だから対応してくれますが、人の時間を無理やり奪っていることに気づきましょう。

 

私は、このあたりを意識するようにしてから仕事が随分と楽になりました。

幹事力

幹事を回すことができる人は仕事ができる人

というツイートを見ました。

これは、元々は「まわす人」の大切さを話していて、さらには疲れないように様々なツールを活用するなどして負担になりすぎないようにすることが大切という話しなのですが、個人的に先日幹事の力についてちょっと思ったことがあったので書いておきたいと思います。

幹事力=実務力+気配り力+現場対応力

だと思っています。一つずつ見てみると

 

1.実務力

一般的に幹事といったらこういうことと思われるのではないかという部分、

  • 会場の手配
  • お知らせ
  • 出欠の取りまとめ
  • 店との交渉や連絡

といった細々したこと。

店や会場の手配って実はかなり大変で、様々な目的や、主賓は誰か、みんながフラットな場合はどうするか・・・など都度考えることが変わってきますし、予算というのもありますよね。

安いのはいいけど、安かろう悪かろうじゃ仕方ないし。

高すぎてもちょっと・・・だし。その会合に合わせた金額設定は考えますよね。

 

仕事だとすると、実際に作業する能力になるでしょうか。

 

2.気配り力

いつ誰に何を伝えるか。どんなことを考えるか。
何を準備するか。
お誕生日の人はいるか。漏れはないか。サプライズの準備は必要か・・・・

集金のタイミングはどうするか。乾杯は誰にするか、締めはどうするか。

などなど考えることはたくさんあります。

 

仕事だと、求められたものの本質をキャッチしたり、求められているものよりもさらにいいものを出したりするような力になるでしょうか

 

3.現場対応力

意外とこれが大切だと思います。

何が起きるかわからない。人数が急に増える、減る。
増えた時は座席をどうするか。部屋は変えられるか。
減った時はどうやって金額的な交渉をするか。(もちろん払う分は払う前提ですが、それも時と場合によると思います。)

さらに酔っ払ってトイレから帰ってこなくなっちゃった人とか、なんならその場で吐いちゃう人(大人になると少なくなりますけどね)をどうするかとか。

寝ちゃった人の対応は年を重ねた方が切実かもしれません(笑)

また領収書を人数分という時は時間もかかりますし、遠方に帰る人を優先的に渡すなどの配慮も必要なことも出てきます。

 

仕事でも実際に着手してから気づくこと、変更が入ること、期限と変更とクオリティとという部分はこの現場対応力が必要ですよね。

 

ということで、

幹事力=実務力+気配り力+現場対応力

=仕事できる

というのはそうだなぁって思ったのでした。