カテゴリー別アーカイブ: コミュニケーション

表現の仕方

感じたことや思っていること

伝えなければ伝わらない

と思っているのですが、

多弁過ぎても伝えたいことが薄まるので

塩梅が難しいです。

 

伝え方ですが、「〜しない」という表現より

「〜する」という表現の方がすっと伝わりやすいです。

 

という基本はもちろんなのですが、

感じたことをどう表現するかということが難しいし楽しいこと。

 

たとえば「すごい」という表現で済ませるのではなく、「どう」すごいのかを表すようなこと。
感じたことを自分が一番しっくりくる言葉にしていくということに取り組もうとする姿勢が大切かなと思います。

伝える相手によっても表現は変わりますし。

 

伝えるだけではなく、コミュニケーションし合うという心のあり方も大切。

なんで自分ばかり忙しいの?から抜け出すために

責任ある仕事をし始めたのが、マニュアルを作って人を教え始めた20歳の時だとしても、すでに人生の半分以上仕事をしていることになります。

私も若い時はタイトルのように「なんで自分ばかり忙しいの?」って思ったこともありました。

ここから抜け出すためにはどうするか。

一言で言うと

自分で自分の時間をコントロールする

だけなのですが、いくつかのコツ・ヒントを書いておきたいと思います。

 

【時間の使い方】

 

自分で自分の時間を決める。

具体的には、この時間に何をするか。
しなくてはならないことをどの時間にやるかを決めていく。

あと、したいこともどの時間に何をするか決めておく。

この繰り返しで、自分で自分の時間を決めている感覚ができて来ます。

 

【仕事の進め方】

具体的な仕事の進め方ですが、「わたしばっかり!」ってなっている時って結局ゆとりがない時です。

なぜゆとりがないかというと、抱えているものが多いとか、やることが多いというのはそうなのですが

今日までの仕事を今日がんばる

というスパイラルができているから。

これは、着手が遅いということの起因していて、その理由は他で忙殺されるからということと、完璧主義によるものがほとんど。

そして今日までのものをぎりぎりに次の人に回すという癖ができていると、次の人もゆとりがなくなるし、ギリギリでごめんね!という常に相手に対して申し訳ないという意識で仕事に向かうことになります。

仕事中によく謝る人は少し振り返ってみるといいかもしれません。
謝らなくてもいいところで謝るのは不要なこと。

 

明日までの仕事を今日がんばり次に流す

ということを心がけるとかなり忙しさから解放されます。

自分にバトンが残らないから気が楽なのです。

 

さらに、どうせがんばるならもう一歩がんばって

明後日までの仕事を今日の段階でがんばり次に流す

これができたら最高です。

次に渡された人もゆとりをもって着手できるし、
遅くなってごめんねという変な罪悪感からも解放されます。

そして忙殺されている感じ、追われている感じからも解放されます。

 

ここで邪魔するのが「完璧主義」

ギリギリになって着手してギリギリに出来上がって100%できればいいけど、
そんなことは稀なこと。

というか100%ってなんなんでしょう。

今できる最善を、今できる最も早く形にして次に出していく。

この繰り返ししかないと思います。もちろん精度を高めることは必要ですが、ずっとやっているから100%になるかというとそうでもありません。

これ以上はできないかなというところで手を離す。

という踏ん切りの良さも必要なところだと思います。

 

綺麗な表を作るのに時間がかかるなら、手書きとか、ざっと作っただけの表でもいいのでわかりやすく早めに渡す方がどれだけ仕事の質は高まることか。

大切なのは中身です。

 

最悪、ギリギリになりそうな時に

どれだけ早く、いつまでに送れるか(できるか)を連絡すること

これだけでも自分が持つイラッと感が減って来ますよ。

相手に連絡したことでゆとりがうまれます。

 

まとめるとポイントは

滞留しない

ということに尽きると思うのです。それがゆとりをもたらします。

 

そして、人の時間を大切にすること。次の人、その次の人がやりやすいようにタイミングを考える。その中で最善を尽くすこと。

「なんで自分ばっかり」と思っている時って「私も大変なんだから、次の人もわかってくれるでしょ」「すぐ確認して返してよ(自分は忙しいんだから)」ということをしがち。

周りも仕事だから対応してくれますが、人の時間を無理やり奪っていることに気づきましょう。

 

私は、このあたりを意識するようにしてから仕事が随分と楽になりました。

幹事力

幹事を回すことができる人は仕事ができる人

というツイートを見ました。

これは、元々は「まわす人」の大切さを話していて、さらには疲れないように様々なツールを活用するなどして負担になりすぎないようにすることが大切という話しなのですが、個人的に先日幹事の力についてちょっと思ったことがあったので書いておきたいと思います。

幹事力=実務力+気配り力+現場対応力

だと思っています。一つずつ見てみると

 

1.実務力

一般的に幹事といったらこういうことと思われるのではないかという部分、

  • 会場の手配
  • お知らせ
  • 出欠の取りまとめ
  • 店との交渉や連絡

といった細々したこと。

店や会場の手配って実はかなり大変で、様々な目的や、主賓は誰か、みんながフラットな場合はどうするか・・・など都度考えることが変わってきますし、予算というのもありますよね。

安いのはいいけど、安かろう悪かろうじゃ仕方ないし。

高すぎてもちょっと・・・だし。その会合に合わせた金額設定は考えますよね。

 

仕事だとすると、実際に作業する能力になるでしょうか。

 

2.気配り力

いつ誰に何を伝えるか。どんなことを考えるか。
何を準備するか。
お誕生日の人はいるか。漏れはないか。サプライズの準備は必要か・・・・

集金のタイミングはどうするか。乾杯は誰にするか、締めはどうするか。

などなど考えることはたくさんあります。

 

仕事だと、求められたものの本質をキャッチしたり、求められているものよりもさらにいいものを出したりするような力になるでしょうか

 

3.現場対応力

意外とこれが大切だと思います。

何が起きるかわからない。人数が急に増える、減る。
増えた時は座席をどうするか。部屋は変えられるか。
減った時はどうやって金額的な交渉をするか。(もちろん払う分は払う前提ですが、それも時と場合によると思います。)

さらに酔っ払ってトイレから帰ってこなくなっちゃった人とか、なんならその場で吐いちゃう人(大人になると少なくなりますけどね)をどうするかとか。

寝ちゃった人の対応は年を重ねた方が切実かもしれません(笑)

また領収書を人数分という時は時間もかかりますし、遠方に帰る人を優先的に渡すなどの配慮も必要なことも出てきます。

 

仕事でも実際に着手してから気づくこと、変更が入ること、期限と変更とクオリティとという部分はこの現場対応力が必要ですよね。

 

ということで、

幹事力=実務力+気配り力+現場対応力

=仕事できる

というのはそうだなぁって思ったのでした。

対応を変えるなら最初から

先日、ちょっと急ぎで手配していた品物がありまして、当日には到着するというので手配していたのですが夜になっても連絡がないので、現状どうなっているか確認の電話をしました。

オペレーターの男性、最初から機嫌が悪いのかなんなのか塩対応もいいところだったんですが、結局、

「データでは出荷されているが、店舗に届くかどうかは到着後店舗でデータがアップデートされないとわからない。」と。

いや、それはわかるんだけど、確実に何時くらいに到着するか、今日中に大丈夫かということが知りたいわけで電話しているわけで。少なくとも店舗間移動だったようなので、店舗から出荷したかどうかは確認できるはず。

言った言わないになるから面倒だということもわかりますが「わからない」というので終わらせようとする「はいはい、どうせわからないので」的な対応。

少なくともそう思わせる対応と話し方は電話対応向きではないなぁと思ったのです。

 

これ以上この人に何言っても無駄だなーと思ったので、もういいやと思って電話を切る際に「念のためもう一度お名前をいただけますか?」と担当の名前を伺いました。
これはクレームのためではなく、再度連絡する時などのためです。

 

結局この日は、確実に調達したかったので帰宅途中に購入して帰ることにしたのですが、その途中で電話がかかってきました。

さっき塩対応をされた担当の方からで、その後調査したら現在確実に向かっているけど車が混んでいて時間がかかっている。閉店には間に合うと思うが。。。。という詳細。

えっと、あなたお店に入庫するまでこちらでも状況はわからないっていいましたよね?それもそんなのわかるわけないじゃないっすか的な態度でしたよね。なんならpgrって付いてましたよね語尾に。

 

配送の遅れなどについては仕方ないのです。

物理的なものだから。かつて3ヶ月待った塗装パーツがやっと国内に入ってきたと思ったら配送途中にトラックが事故にあい燃えてしまったことなどもありました。
そんな経験もあるから仕方ない時は仕方ないのはわかります。

どうなのかと思うのは、調べればわかることに対して調べないでわからないと答え、おそらく最後に名前を聞いたのでクレームだと思ったのでしょうか。そこからやっと調べて連絡が来た。という事実。最初から調べられるじゃないの。

 

個人の対応もさることながら、企業としての体質がどうなっているか。
おそらく外注でのコールセンターだと思うけど、そのお店はこういう対応をどう思うのか。そもそもここまで瑣末な対応はチェックしていないんだろうな。

・・・などと、仕事柄いろいろ考えてしまうことが多い出来事でした。

 

どうすればよかったのか

調べられるなら調べて折り返します。が一番でしょう。

わからないなら、「ほとんどの場合でミスは起きないような仕組みになっておりますが、万が一がないとは言い切れません。私の方では現物は確認できませんので、この時間ですし確実にご入用ということで、まだ他での入手ができるならそちらが確実かもしれません。ご期待に添えず申し訳ございません。
よろしければこちらでキャンセルをさせていただきますがいかがでしょうか。
(これは本人がしないとNGの場合もあると思うので、その場合には「本来でしたらこちらでキャンセルをさせていただかなければと思いますが、昨今の個人情報等が厳しくなりましてご本人様でないとキャンセルできない仕組みとなっております。お手数をおかけいたしますがよろしくお願いします)」

あたりでしょうか。

 

今回は、閉店に間に合わないと困るので、キャンセルさせてもらって他店で購入しました。対応一つで、今までいいと思っていたお店への印象がガラリと変わる。
もっと重きをおいた方がいいと思います。

コミュニケーションとしてのマインドマップ

マインドマップ、アイディア出したり、思考をまとめたり、いろいろなことに使えることは今までも書いてきています。

が、実はコミュニケーションにも有用なんです。

例えば、家族で休日の過ごし方を決めたい時、

あーでもない、こーでもないと口だけでわいわい言っても、一向になにも決まらない。

それどころか、話ながら険悪な空気になってきたりして。

 

思い当たることありますよね?

 

そんな時にマインドマップです。

かける人が書いてあげてもいいし、一緒に書くでもいいし。

 

まず誰がをメインブランチにして、やりたいことをどんどんそれぞれが書いていく。

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事例として我が家の雰囲気を書いてみました。
これは私がざっと書いたものなので、もちろん細かなことは書いていません。
今年は、体調が完全に戻らないオットは養生が第一目標。
それに対して私は仕事とトレーニングをしたいというのが一目瞭然です(笑)

それを見ながら、

今度は、日付をメインブランチにしたマインドマップを書いていきます。

IMG_5740
例えばこんな感じ。

決まっている予定を埋めていくとわかりやすくなります。
私が仕事の時はオットは休養できます。

出かける時も一緒の時もあれば、別のこともありますが、こうやって一緒にみながら、いつ何をするか決めていくと自ずとできること、できないこと、優先順位が見えてきてお互い気持ちよくいろいろと決まって行きます。

 

今回はささっと一色で書きましたが、お互いの色を決めたり、決まった予定の色は何色!と決めておくと視認性もよくなります。

 

他にも、お子さんとのコミュニケーション、未来をどう作っていくかなどを一緒に考える時にも活用できますし、難しい年頃になってきた子でもこういう形だといろいろ考えるきっかけになるという話もよく伺います。

マインドマップはコミュニケーションとしても活用できるということをお伝えしました!

おためしください。

 

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